Ufficio Protocollo

Cos’è e a cosa serve

È l’ufficio che riceve richieste e comunicazioni da privati, enti, aziende alle quali viene attribuito un numero progressivo di protocollo e che, successivamente, inoltra il documento al servizio comunale competente.

L’attività di protocollazione è quella fase del processo amministrativo che certifica provenienza e data di acquisizione del documento identificandolo in maniera univoca per mezzo di un numero progressivo e della data. Costituisce un passo obbligato per tutti i flussi documentali che intercorrono tra le amministrazioni, all’interno dell'amministrazione stessa e tra i cittadini. Dalla sua gestione innovativa e razionale dipende strettamente il grado di efficienza e di trasparenza raggiunto dall’azione amministrativa.

Dal 2010, con la protocollazione informatica, la registrazione della posta in arrivo avviene digitalmente. I documenti cartacei vengono acquisiti con una scansione e l’assegnazione ai destinatari delle pratiche avviene, oltre che per via cartacea, anche per via telematica.

Ai sensi del Decreto Legislativo 30 marzo 2001, N. 165, le pubbliche amministrazioni sono tenute a gestire il protocollo con sistemi informativi automatizzati. Gli obiettivi che si intendono perseguire con lo strumento del protocollo informatico’ sono:

- eliminare i registri cartacei e razionalizzare il flusso documentale;

- implementare gli strumenti che favoriscono un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti e ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini ed imprese) al fine di migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa.

Cosa fare

L’ufficio, verificata la correttezza dell’impostazione del documento da protocollare, appone l’etichetta sulla quale è indicata la data, il numero di protocollo e la categoria di archiviazione, lo acquisisce digitalmente con scansione e procede all’invio immediato all’ufficio comunale competente in formato digitale. L’inoltro del cartaceo avviene il giorno successivo alla protocollazione.

Per attestare la consegna a mano del documento viene rilasciata all'interessato una copia della prima pagina del documento consegnato con il timbro del Comune e la data di consegna.

Ufficio Notifiche

Cos’è e a cosa serve

La notifica è un istituto giuridico di diritto processuale. Attraverso la notifica si porta a conoscenza di un soggetto un determinato documento o atto processuale, quindi una notizia qualificata.

Il Messo comunale notifica atti provenienti dai vari uffici del Comune e da Enti pubblici esterni. Se il soggetto interessato alla notifica, o chi per esso, non viene trovato, l’atto resta depositato nella Casa Comunale e si provvede ai sensi di legge.

Il servizio è rivolto ai cittadini, al Comune, agli Enti pubblici e privati che hanno ricevuto avviso di notifica.

Cosa fare per

Registrazione della pratica e, se richiesto, affissione avviso all’albo pretorio on line – consegna al cittadino.

Tipi di notificazione:

1. Notificazione a mani proprie. La notificazione normalmente avviene mediante consegna di copia dell'atto per il quale è richiesta la notifica nelle mani del destinatario ovunque lo si trovi nell'ambito della circoscrizione comunale. Se il destinatario non viene trovato il messo comunale consegna copia dell'atto ad una persona di famiglia, purché non minore di anni quattordici e non palesemente incapace. In mancanza di tali persone la copia è consegnata a terzi, i quali devono sottoscrivere l'originale, in tal caso il messo comunale dà notizia al destinatario, a mezzo di lettera raccomandata, dell'avvenuta notifica. Rivolgersi all’Ufficio Messi, muniti dell’avviso di deposito ricevuto e documento di riconoscimento valido (se non è il titolare dell’avviso munito di delega).

2. Notificazione per assenza temporanea del destinatario dell'atto. Se non è possibile eseguire la consegna dell'atto all'interessato o a un suo familiare (purché di età superiore ad anni 14) la notificazione dell'atto avviene ai sensi dell'art. 140 9 Comune di Arzachena - Settore 1 “Affari Generali e Personale” - Carta dei Servizi e standard di qualità C.P.C., mediante l'invio all' interessato di lettera raccomandata A.R. con la quale gli si comunica l'avvenuto deposito dell'atto presso la casa comunale e all’affissione dell’avviso alla porta dell’abitazione. In caso di assenza temporanea dell'interessato e di rifiuto da parte di un proprio famigliare si procede ai sensi dell'art. 140 C.P.C. utilizzando le modalità di cui sopra. Nel caso che il soggetto si renda irreperibile presso la residenza anagrafica, si procede ai sensi dell'art. 143 C.P.C. mediante deposito dell’atto presso la Casa Comunale.

3. Notificazione a mezzo del servizio postale (Legge 890/82). Il messo comunale può servirsi della posta se la notificazione deve eseguirsi fuori dell'ambito comunale, a meno che la Legge non lo vieti espressamente. Questa forma di notificazione prevede che il messo comunale debba sottoscrivere la relazione di notificazione sull'originale e sulla copia dell'atto, menzionando l'ufficio postale per mezzo del quale si spedisce copia al destinatario in piego raccomandata con avviso di ricevimento. Quest'ultimo è allegato all'originale. L'avviso di ricevimento del piego costituisce prova dell'eseguita notificazione e i termini che decorrono dalla notificazione eseguita per posta si computano dalla data di consegna del piego risultante dall'avviso di ricevimento, quest'ultimo è allegato all'originale. L'avviso di ricevimento del piego costituisce prova dell'eseguita notifica e i termini che decorrono dalla notificazione eseguita per posta si computano dalla data di consegna del piego risultante dall'avviso di ricevimento. Se il destinatario rifiuta di firmare il registro di consegna oppure rifiuta il piego stesso, la notificazione si dà per eseguita dalla data suddetta. Se invece il destinatario fosse irreperibile oppure non vi fossero persone capaci di ricevere il piego o che si rifiutino di riceverlo, l'agente postale deposita il piego nell'Ufficio postale unitamente all'avviso di ricevimento al mittente con l'indicazione "NON RITIRATO". La notificazione si dà per eseguita dopo 10 giorni dalla data di deposito. 4. Deposito atti giudiziari degli ufficiali giudiziari del tribunale. Qualora l'Ufficiale Giudiziario non trovi nessuno all'indirizzo del destinatario della notifica, egli deposita copia dell'atto alla Casa Comunale e dà notizia al destinatario stesso con raccomandata con ricevuta di ritorno. L'interessato si deve presentare all'Ufficio Notifiche a ritirare la copia dell'atto depositato negli orari di sportello con documento di riconoscimento.

Albo pretorio

Cos’è e a cosa serve

Dal 1° gennaio 2011 l´albo pretorio cartaceo è stato sostituito dall´albo pretorio on-line, consultabile nell´apposita sezione del sito web istituzionale del Comune di Arzachena.

Sull’albo on-line si trovano tutti i documenti e gli atti che sono soggetti a pubblicità legale. Ogni documento ha un preciso periodo di affissione all´albo, decorso il quale non sarà più consultabile online, ma solo attraverso le procedure per l´accesso inoltrando apposita richiesta.

Cosa fare

Gli interessati possono consultare l’albo pretorio on-line da qualsiasi postazione internet.